Time management aneb jak být pánem svého času
Pracovních i osobních povinností přibývá, ale den má stále jen 24 hodin. Není divu, že spolu s rostoucím tempem života získávají na popularitě otázky, jako je efektivní řízení času (time management) a organizace práce. Jak zorganizovat práci a uspořádat úkoly, abychom vše zvládli s klidem a včas?
Takhle určitě ne
Abychom neztráceli drahocenný čas, měli bychom se v práci vyhnout:
Procházení Facebooku a sociálních sítí obecně. Toto neproduktivní chování nám neumožňuje odpočívat, ale jedná se o nežádoucí rozptýlení, které pohlcuje potřebné minuty, které mohou být použity pro profesní povinnosti.- Příliš častým přestávkám. Je lepší mít v práci jednu nebo dvě větší přestávky, než více menších přestávek. Během nich bychom se měli soustředit na odpočinek, to znamená – v případě kancelářské práce – vstávání od počítače, narovnání postavy, vycházka na krátkou procházku na chodbě nebo pro jídlo. Pokud je to možné, je dobré jít ven a užít si čerstvého vzduchu.
- Nepořádku na stole a v počítači. Řád v bezprostředním okolí pomáhá efektivněji plnit pracovní povinnosti. V uspořádaných složkách na ploše nebo na stole najdete dokumenty rychleji a snáze.
Pro podnikatele je velmi důležitý time management a organizace práce, protože klient nepočká. Chcete být sám sobě šéfem? Láká vás práce s realitami? Chyťte se příležitosti. Trh s realitami roste, proto toho teď můžete využít. Doplňte si potřebné vzdělání a získejte živnostenské oprávnění.
5 tipů pro efektivnější řízení času
- Stanovte si cíle/úkoly, kterých chcete dosáhnout/splnit. Pak budete totiž vědět, na co se zaměřit.
- Určete si čas potřebný k dokončení jednotlivých úkolů.
- Vytvořte si plán činností s přihlédnutím k jejich prioritám, systematizujte seznam úkolů od nejnaléhavějších po ty, které mohou čekat. Pokud máte čas, nastavte úkoly podle úrovně obtížnosti a začněte tím nejsložitějším a končete nejjednodušším.
- Také si můžete úkoly rozdělit do kategorií: důležité spěchá, důležité nespěchá, nedůležité spěchá a nedůležité nespěchá. Zařadili jste i do poslední kategorie nějaký úkol? Pak zvažte, zda se mu chcete opravdu věnovat.
- Buďte přesní. Přečtěte si instrukce důkladně a opakovaně, zkontrolujte požadavky nadřízeného, důkladně zkontrolujte obsah e-mailu nebo znovu přečtěte zprávu před konečným odesláním a nakonec opravte překlepy. To vše snižuje riziko možných oprav, či dokonce zahájení stejné činnosti znova.
- Nedovolte, aby vás někdo rušil, když se potřebujete soustředit na úkol. Nepracujeme ve vakuu, a proto se často stává, že někdo od nás něco potřebuje. V této situaci však stojí za to určit, zda je to nouzová situace a naše odpověď je nezbytná okamžitě, nebo může problém počkat, až budeme hotovi s aktuálním úkolem.
(Ne)digitální pomocníci
Seznamy
Nejoblíbenějším a nejjednodušším nástrojem pro řízení času a plánování práce je samozřejmě nenahraditelné duo – list papíru a pero. Pro ty, kteří však úspěšně ztratí všechny papírové seznamy, doporučujeme elektronické aplikace, které poskytují přístup k poznámkám v telefonu i počítači. Nástrojů, které umožňují vytvářet seznamy rychle a pohodlně, je samozřejmě velké množství.
Trello, Asana
Jedná se o dobře známé programy řízení projektů, které lze použít samostatně i pro práci ve skupině. Aplikace vám umožní vytvořit mnoho projektů, které jsou rozděleny na menší úkoly. Výhodou je schopnost přiřadit lidem konkrétní úkoly, přidat termíny, priority, komentáře nebo soubory.
Google kalendář
Díky nedávným změnám Kalendář Google nejenže vypadá lépe, ale také nabízí mnoho dalších zajímavých funkcí. Můžeme pozvat hosty na akci, přidat umístění, popis, grafiku, odkazy a přílohy, což je užitečné i v případě projektových schůzek.
Evernote
Evernote je klasika. Tato aplikace má mnoho funkcí – můžeme v ní dělat poznámky a přidávat štítky, sdílet poznámky s ostatními lidmi nebo vystřihávat fragmenty článků z webu. Velkým plusem je synchronizace poznámek na všech zařízeních.
Mohlo by vás také zajímat: 5 tipů, jak zvládnout home office